Tutorial: cómo configurar Control de Horarios en tu empresa paso a paso

Si acabas de registrarte en Control de Horarios o estás pensando en hacerlo, esta guía te explica paso a paso cómo configurar todo para que tu empresa empiece a fichar desde el primer día. Es más fácil de lo que piensas: en menos de 10 minutos lo tendrás todo listo.

Paso 1: Registra tu empresa

Ve a gestordehorarios.org y haz clic en "Prueba gratis 15 días". Rellena el formulario con el nombre de tu empresa, tu email y una contraseña. Con eso ya tienes tu cuenta de administrador creada.

Una vez dentro, llegarás al panel de administración. Desde aquí controlas todo: trabajadores, fichajes, reportes y ajustes de la empresa.

Paso 2: Personaliza los datos de tu empresa

Ve a la sección "Ajustes" en el menú lateral. Aquí puedes cambiar el nombre de tu empresa y subir el logo. El logo aparecerá en la barra de navegación y en los reportes que exportes, así que merece la pena subirlo desde el principio.

Paso 3: Da de alta a tus trabajadores

Ve a "Trabajadores" en el menú y haz clic en "Nuevo trabajador". Para cada empleado necesitas rellenar:

- Nombre completo

- Email (será su usuario para iniciar sesión)

- Contraseña

- Número de empleado (opcional, pero útil para organizar)

- Departamento y puesto (opcional)

- Días de vacaciones anuales

Una vez creado, el trabajador ya puede iniciar sesión desde su móvil o cualquier navegador con el email y contraseña que le hayas asignado.

Paso 4: Configura los horarios de cada trabajador

Esto es importante: para cada trabajador puedes definir su horario semanal. Ve al listado de trabajadores, haz clic en el trabajador y configura su turno.

Puedes establecer un horario diferente para cada día de la semana. Por ejemplo:

- Lunes a jueves: 9:00 a 14:00 y 16:00 a 19:00 (jornada partida)

- Viernes: 8:00 a 15:00 (jornada intensiva)

- Sábado y domingo: día libre

El sistema usará estos horarios para calcular si un trabajador llega tarde, cuántas horas debería trabajar y si está en un día libre.

Paso 5: Tus empleados empiezan a fichar

Hay tres formas de fichar, según lo que mejor encaje con tu empresa:

Opción A: Quiosco (la más recomendada). Coloca una tablet o un ordenador fijo en la entrada de tu centro de trabajo. En "Ajustes" encontrarás la URL del quiosco de tu empresa. Ábrela en el dispositivo y déjala fija ahí. Los trabajadores seleccionan su nombre de una lista y fichan con su PIN de 4 dígitos. Es el método más fiable porque garantiza que el empleado está físicamente en el lugar de trabajo. Ideal para oficinas, talleres, restaurantes, tiendas o cualquier negocio con un punto de acceso fijo.

Opción B: Código QR. Cada trabajador tiene asignado un código QR único que puedes descargar desde su ficha en "Trabajadores". Puedes imprimir el QR y colocarlo en un lugar visible del centro de trabajo. El empleado escanea el código con la cámara de su móvil y ficha automáticamente. Es una alternativa rápida al quiosco y también asegura presencia física, ya que el QR solo está disponible en el lugar de trabajo.

Opción C: Acceso directo desde el móvil. El trabajador inicia sesión con su email y contraseña desde cualquier navegador. Verá un panel sencillo con un botón de "Fichar entrada" o "Fichar salida", su horario del día y un resumen de horas. Esta opción es útil para empleados que trabajan en remoto, comerciales en ruta o situaciones puntuales. Ten en cuenta que al fichar desde el móvil, el empleado puede hacerlo desde cualquier ubicación.

Nuestra recomendación: usa el quiosco o el QR como método principal para asegurar que los fichajes se hacen desde el centro de trabajo, y reserva el acceso por móvil para casos especiales como teletrabajo o empleados desplazados.

Paso 6: Configura los puntos de fichaje

Una vez decidido el método (quiosco, QR o ambos), configúralo antes de que empiecen a fichar tus empleados:

Para el quiosco: ve a "Ajustes", copia la URL del quiosco y ábrela en la tablet o dispositivo fijo. Guárdala como favorito o configúrala como página de inicio del navegador para que siempre esté lista.

Para el QR: ve a "Trabajadores", selecciona un empleado y descarga su código QR. Puedes imprimir todos los QR en una hoja y colocarla en la entrada del centro de trabajo, o imprimir QR individuales para cada puesto.

Consejo: prueba el sistema tú mismo antes de presentárselo al equipo. Ficha como trabajador usando el quiosco o el QR para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Paso 7: Gestiona las ausencias

Cuando un empleado tiene vacaciones, una baja médica o un permiso personal, puede solicitarlo desde su panel en la sección "Ausencias". Como administrador, recibes la solicitud y puedes aprobarla o rechazarla.

Las ausencias aprobadas se reflejan automáticamente en los reportes, así que no tienes que ajustar nada manualmente. Si un empleado está de vacaciones, el sistema sabe que no debería fichar esos días.

Puedes configurar los días de vacaciones anuales de cada trabajador cuando lo das de alta. Por defecto son 22 días laborables al año.

Paso 8: Consulta los registros en tiempo real

En la sección "Registros" del panel de administración puedes ver todos los fichajes de tus empleados. Puedes filtrar por fecha, por trabajador y ver el detalle de cada entrada y salida.

Si detectas un error (por ejemplo, un empleado que olvidó fichar la salida), puedes editar o añadir registros manualmente desde esta misma sección.

Paso 9: Genera reportes

La sección "Reportes" es una de las más útiles. Selecciona un rango de fechas y obtendrás un informe completo de cada trabajador con:

- Horas totales trabajadas

- Días de presencia

- Llegadas tarde

- Horas extra

- Días de vacaciones, bajas y permisos

- Ausencias injustificadas

Puedes exportar estos reportes en CSV para tu gestoría o en PDF para tus archivos. Esto es exactamente lo que necesitas si llega una inspección de trabajo: datos claros, ordenados y listos para presentar.

Resumen rápido

1. Regístrate en gestordehorarios.org

2. Personaliza el nombre y logo de tu empresa en Ajustes

3. Da de alta a tus trabajadores con sus datos y horarios

4. Configura los puntos de fichaje (quiosco, QR o ambos)

5. Tus empleados fichan desde el quiosco o escaneando su QR

6. Gestiona vacaciones y ausencias desde el panel

7. Consulta registros en tiempo real

8. Genera reportes mensuales para tu gestoría o para inspecciones

Todo esto está incluido en los 15 días de prueba gratuita, sin necesidad de meter tarjeta de crédito. Si después quieres seguir, los planes empiezan desde 29 euros al mes para empresas de hasta 10 empleados, con un 25% de descuento si eliges facturación anual.

¿Tienes dudas? Escríbenos desde la página de contacto en gestordehorarios.org/contacto y te ayudamos encantados.